Når du indsamler og behandler data eks. i form af interview eller spørgeskema, skal du oplyse dem, du indsamler persondata omkring, om en række forhold. Det kan ske skriftligt eller ved at henvise til DMJX privatelivspolitik.

Når du behandler personoplysninger, er du underlagt en oplysningspligt over for den eller dem, du behandler oplysninger om. Oplysningspligten indebærer, at du på eget initiativ har pligt til at give den registrerede en række oplysninger. Oplysningspligten gælder uanset om du indhenter oplysningerne direkte hos den registrerede selv, eller du får oplysninger om den registrerede fra en tredjepart, eksempelvis via. Danmarks Statistik, dataudtræk fra en klinisk database eller fra en anden offentlig myndighed mm.

Nedenfor kan du læse mere om, hvad du er forpligtet til at oplyse den registrerede om i forskellige situationer, og hvornår du eventuelt kan være undtaget fra at opfylde oplysningspligten.

HVAD SKAL DU OPLYSE DEN REGISTREREDE OM	FORKLARING
Navn og kontaktoplysninger på den dataansvarlige	Du skal oplyse den registrerede om, hvem den dataansvarlige er, og hvordan denne kan kontaktes. Når du som forsker/medarbejder er ansat ved DMJX, så er det DMJX, der er dataansvarlig for de personoplysninger, du indsamler til brug for dit projekt.
Kontaktoplysninger på DMJX’s databeskyttelsesrådgiver	På DMJX skal der angives: DMJX databeskyttelsesrådgiver DPO@dmjx.dk
Formålet med behandlingen af personoplysningerne og på hvilket grundlag oplysningerne behandles	Du skal angive, hvorfor du behandler personoplysningerne, hvad du nøjagtigt gør med oplysningerne. Har du valgt at benytte forskningshjemlen som behandlingsgrundlager, er formålet forskning. Beskriv derfor dit forskningsprojekt og behandlingsforløbet. Har du benyttet samtykkehjemlen som behandlingsgrundlag skal du beskrive, hvad det nøjagtigt er, du ønsker samtykke til. Eks. Ønsker du samtykke til publicering af billeder, skal du beskrive hvorfor og hvordan, du ønsker at benytte billederne.
Eventuelle modtagere eller kategorier af modtagere (VIDEREGIVELSE) (eksempelvis samarbejdspartnere, databehandlere mm. Som ligeledes får adgang til oplysningerne).	Hvis du deler personoplysningerne med en samarbejdspartner, databehandler mm. uden for organisationen, skal du oplyse den registrerede om, hvem modtageren er, og hvad deres formål med at behandle personoplysningerne er.
Eventuelle overførsler til tredjeland eller internationale organisationer	Hvis du videregiver/overfører personoplysningerne til en samarbejdspartner, databehandler eller en tredjemand, som er etableret uden for EU, skal du oplyse den registrerede om, hvem det er, hvad de skal bruge personoplysningerne til, og med hvilket overførselsgrundlag du overfører/videregiver personoplysningerne.
Det tidsrum, hvor personoplysningerne vil blive opbevaret, eller hvis dette ikke er muligt, de kriterier der anvendes til at fastlægge dette tidsrum.	Du ska oplyse den registrerede om, hvor længe personoplysningerne vil blive opbevaret. Dette vil typisk være ved projektets afslutning. Hvis det ikke er muligt at fastsætte et konkret tidspunkt, fordi projektet løbende vil udvikle sig, skal du beskrive de kriterier, der anvendes til at fastlægge tidsrummet for opbevaringen.
Forekomsten af automatiske afgørelser, herunder profilering (ved profilering er der krav om skærpet samtykke)
Den registreredes rettigheder	Du skal oplyse den registrerede om, hvilket rettigheder den registrerede har, når du behandler dennes personoplysninger.
Retten til at klage til datatilsynet over behandlingen af personoplysninger	Du skal oplyse den registrerede om muligheden for at klage til datatilsynet, hvis den registrerede er utilfreds med behandlingen af sine personoplysninger.
Om oplysningerne vil blive brugt til andet formål end det personoplysningerne oprindeligt er indsamlet til.	Hvis behandlingen har flere formål, skal alle formålene oplyses til den registrerede. Dette kan eksempelvis være fordi, personoplysningerne i første omgang er indsamlet til brug for forskning, men du har også en plan om, at anvende oplysningerne til undervisning.

Du er kun forpligtet til at afgive oplysningerne, såfremt det er relevant for den registrerede. Dette betyder, at hvis du ikke overfører personoplysningerne til et tredjeland, behøver du ikke oplyse den registrerede om, at du ikke gør det.

Skabeloner til oplysningspligten