I forbindelse med indsamling og behandling af dine data er det en god ide, inden projektet startes, at overveje hvilke IT-systemer du vil benytte, og hvordan data beskyttes i forbindelse med indsamling og behandling samt opbevaring. Hvis du anvender IT-systemer, hvor der indsamles data, behandles eller opbevares uden for DMJX systemer, skal der laves kontrakt og databehandleraftaler med leverandøren. Det kan GDPR-temaet være behjælpelig med. Behov og afklaring af hvilke IT systemer, der kan anvendes, kan ske i samarbejde med IT-afdeling. Kontakt IT på helpdesk@dmjx.dk for hjælp.
Nedenstående beskriver hvilke systemer, der pt. stilles til rådighed og kan anvendes på skolen.
Overvej hvem der skal kunne anvende og tilgå data samt bruge software, samt hvilke data, deltagere må kunne tilgå. Beskriv disse forhold. Få altid krypteret hardware: Computer, ekstern hardisk/USB-drev.
IT systemer
| IT system | Kontrakt | Kommentar | Bruges til | ||
| SurveyXact | X | Ligger på skolens systemer | Spørgeskema | ||
| Microsoft Forms | X | Cloud-løsning fra Microsoft | Spørgeskema | ||
| DeiC Science Data | X | Cloud-løsning fra DeiC | Opbevaring | ||
| Teams | X | Cloud-løsning fra Microsoft | Opbevaring | ||
| OneDrive(Personligt) | X | Clood-løsning fra Microsoft | Opbevaring | ||
| Computer | Skal være krypteret | Opbevaring | |||
| Ekstern harddisk eller USB drev | Skal være krypteret | Opbevaring | |||
| Anbefaling: Forskningsdata lægges på Teams eller DeiC Science Data. |
Software og hardware
| Software | Kontrakt | Kommentar | Bruges til |
| SPSS | X | Behandling | |
| Excel/Word | X | Behandling | |
| VPN | X | Sikre overførsel | |
| Videokammera | Interview | ||
| Lydoptager | Interview | ||
| Brug af andet | Kontakt IT eller GDPR | ||
Systemer der er problematiske
- Telefon til interview: skal være krypteret – lydfilerne må ikke gemmes i eks. dropbox eller Icloud på telefonen.
- Overvej hvis du bruger videokamera, hvordan video sikres eks. kan videokamera krypteres eller kan video overføres til sikkert medie efter optagelse.
- Overvej hvis du bruger diktafon, hvor lydfilerne ligger.
- Cloud-løsninger som Dropbox, Google Docs og lignende må ikke anvendes til opbevaring, hvis der ikke er indgået aftale med leverandør
- Privatcomputer. Det er ikke lovligt at anvende private computere til opbevaring og behandling af data. Heller ikke for studentermedhjælpere. Det er kun skolens hardware og software, der må anvendes.
- Freeware : eks. spørgeskemasoftware må ikke anvendes – der skal indgåes kontrakt og databehandleraftale med leverandør.